Bagaimana Menyikapi Masalah dengan Klien?

19 April 2013 | 09:00

Masalah dengan klien terkadang memang sulit dihindari. Dan untuk menghadapi masalah dengan klien juga bukan perkara mudah. Beragam klien yang bekerja sama dengan kantor kita mengharuskan kita menjadi pribadi yang lebih tangguh. Karena tidak semua klien yang datang bersikap manis pada karyawan, bahkan justru ada yang seperti menyulitkan. Untuk itulah, kita harus belajar bagaimana caranya untuk menghadapi konflik atau masalah yang terjadi dengan klien secara professional. Berikut ini beberapa hal yang harus Anda pelajari:

Masalah dengan klien

  • Bersikap tenang. Jika klien mulai membuat masalah, sebaiknya Anda mencoba menghadapinya dengan tetap tenang. Cobalah tarik nafas dalam-dalam dan buanglah secara perlahan-lahan. Cara ini akan menghindarkan Anda dari rasa marah dan emosi yang berlebihan. Karena jika Anda terpancing dengan menunjukkan rasa marah ketika berbicara dan menanggapi klien dengan suara tinggi, maka Anda hanya menunjukkan bahwa Anda tidak bisa mengontrol diri sendiri. Hal ini yang menjadi nilai negatif Anda di mata atasan maupun klien perusahaan.
  • Akui kesalahan Anda. Masalah dengan klien bisa diselesaikan dengan baik-baik dan professional jika kita juga mau mengakui kesalahan yang sudah kita perbuat, jika memang kita melakukan kesalahan. Jangan lantas menghindar atau justru menyalahkan klien. Karena dengan bersikap berani mengakui kesalahan, kita juga sudah memilih sikap terbaik untuk menghentikan konflik yang terjadi.
  • Berikan kesempatan klien berbicara. Coba dengarkan apa yang dirasakan oleh klien, apakah mereka kecewa, marah atau hal lainnya. Biarkan mereka mengutarakannya pada Anda dan Anda harus mendengarkan mereka dengan baik. Sekalipun jangan pernah memotong pembicaraannya. Karena jika Anda bersikap sebagai seorang pendengar yang baik, maka Anda menunjukkan sikap professional, peduli pada masalah mereka serta ingin menghadapi masalah yang ada agar semuanya cepat selesai dan jelas.
  • Gunakanlah kalimat positif. Masalah dengan klien tidak akan pernah selesai jika Anda ikut terbawa emosi dengan menggunakan nada tinggi. Anda harus bisa berbicara dengan menggunakan kalimat-kalimat positif. Misalnya Anda ingin mengucapkan ‘jangan marah’, gantilah dengan kalimat positif seperti ‘baiklah, saya akan mendengarkan keluhan Anda’. Pemilihan kalimat yang tepat juga akan mempengaruhi kondisi mood klien Anda.
  • Carilah solusi paling baik. Daripada Anda membiarkan masalah berlarut-larut, sebaiknya carilah solusi terbaik. Anda bisa memberikan beberapa alternatif solusi. Pastikan saran yang Anda berikan tidak merugikan semua pihak.